Votre premier événement

Vous participez à un événement sur l’un des sites de VIPARIS pour la première fois. Pour simplifier vos démarches, le Service Exposants VIPARIS vous accompagne tout au long de l’organisation de ce temps fort. Conseils, assistance, validation de votre projet… Notre équipe d’experts est à vos côtés à tout moment pour faciliter votre travail de préparation et vous permettre de concevoir un stand 100% fidèle à vos attentes.

 

 

LES ÉTAPES CLÉS POUR UNE BONNE PRÉPARATION

 

Étape n°1 : LIRE LE DOSSIER TECHNIQUE EXPOSANTS 

• La préparation ? C’est la clé d’une organisation bien huilée.
• Elle implique de prendre connaissance du « dossier technique exposants » mis à votre disposition par l’organisateur de l’événement. Une vraie bible.
• Agenda, dates décisives, check-lists, partenaires, typologie des stands, règlement d’architecture… Ce document regroupe toutes les informations à connaître.

 

Étape n° 2 : REPÉRER LES DATES ET INTERLOCUTEURS CLÉS

• Les dates clés correspondent aux principales échéances à ne pas rater pour la bonne préparation de votre événement. Badges à réserver auprès de l'organisateur, matériel à commander, envois de plans aux services techniques... Autant de deadlines importantes. Pour y voir plus clair, n'hésitez pas à imprimer le rétroplanning type que l'organisateur met à votre disposition dans le dossier technique ou, à défaut, préparez-le.
• Pour être sûr d’en disposer à tout moment, enregistrez dans votre téléphone portable la liste des interlocuteurs à contacter en cas de besoin.

 

Étape n° 3 : PLANIFIER ET ANTICIPER

• En fonction de votre stand (nu ou équipé), établissez votre agenda personnalisé.
• Un conseil : mieux vaut envisager la conception d'un stand au moins deux mois à l'avance, suivant la taille et la et la complexité technique souhaitées.
• Une fois votre rétroplanning au point, tenez-vous à ce calendrier.
• Pour bien respecter les délais, anticipez et listez toutes les prestations qui vous seront nécessaires. C’est la meilleure manière d’éviter les ruptures de stocks ou d’éventuelles majorations pour commandes tardives.
• Recensez précisément vos besoins. Le Service Exposants VIPARIS est à votre écoute pour les lister avec vous.

 

Étape n° 4 : GARDER LE CAP SUR SON OBJECTIF

• Restez focus sur le but de votre participation à l’événement : lancement de produit, volonté de booster les ventes, présentation de votre activité, échanges…
• C’est cet objectif qui vous servira de fil rouge pour aménager votre stand.
• Par exemple, si vous lancez un produit, insistez sur la communication visuelle et prévoyez des espaces de rencontre au sein de votre stand, pour un maximum d’impact.
• N’hésitez pas à demander conseil au Service Exposants VIPARIS.

 

Étape n° 5 : VÉRIFIER SA FORMULE DE STAND

• Reportez-vous à la formule que vous avez réservée auprès de l’organisateur.
• Selon que votre stand est livré nu, équipé, pourvu d’un coffret électrique ou de mobilier, vous pourrez plus facilement identifier les équipements complémentaires à commander.
• Ne pas vérifier votre formule vous expose à oublier de commander certaines prestations indispensables ou à commander du matériel déjà inclus.
• Une précaution utile pour vous épargner stress, perte de temps et frais superflus.

 

Étape n° 6 : IDENTIFIER SES BESOINS

• Pour les aspects techniques, contactez en priorité le Service Exposants VIPARIS qui vous aidera à identifier vos besoins. Par exemple, pour vos branchements électriques, il vous faut savoir que l'électricité est distribuée à partir d'un coffret électrique, via le sol ou le plafond selon le site où se déroule votre événement. La commande de ce coffret dépend de la puissance de vos équipements et du nombre de prises dont vous souhaitez disposer.
• Pour plus d’informations, vous pouvez également vous reporter au guide d’achat et aux modes d’emploi.

 

Étape n° 7 : MÉMORISER SON NUMERO DE STAND

• Mieux vaut connaître par cœur votre numéro de stand. C’est un sésame lorsque vous contactez le Service Exposants VIPARIS.
• Grâce à lui, les équipes du Service Exposants VIPARIS savent tout du stand que vous avez commandé et peuvent vous conseiller pour l’habiller avec des prestations complémentaires, indispensables pour vous démarquer des autres.
• À tout moment, le Service Exposants VIPARIS est à vos côtés pour vous aider à passer vos commandes ou vous orienter vers les partenaires dédiés.

 

Étape n° 8 : SE DÉMARQUER La réussite de votre stand passe aussi par une bonne signalétique. C’est le secret pour que votre marque et votre secteur d’activité soient immédiatement identifiables. Pour un stand réussi, tous les détails comptent. Déco, enseignes suspendues, éclairage, matériel high tech, solutions innovantes, mobilier design et code couleur... Jouez l'attractivité à plein pour un accueil à l'image de votre entreprise. Une fois votre projet défini, pour plus de tranquillité d’esprit, vous pouvez le faire valider par le service technique VIPARIS. Il vous alertera sur un équipement inadapté ou une commande incomplète.   Étape n° 9 : PEAUFINER SON PLAN D’IMPLANTATION  Document de référence, ce plan est élaboré par vos soins sur papier ou en ligne avec notre module 3D. Il dresse le descriptif global de votre stand. En plus du numéro de votre stand et du numéro de hall - ou  pavillon -, il doit comporter un croquis coté et orienté. Il doit également mentionner l’emplacement que vous souhaitez pour vos prestations (coffret et prises électriques, élingues, etc.). Transmettez-le le plus tôt possible à l’organisateur de l’événement, à VIPARIS, et à tous les prestataires susceptibles d’en avoir l’usage.

 

Étape n°10 : S’INSCRIRE SUR LOGIPASS

• Surtout, pensez bien à vous enregistrer sur Logipass. C’est la condition sine qua non pour accéder aux aires de livraison VIPARIS durant les périodes de montage et de démontage.
• Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.logipass.viparis.com

 

 

LES 7 PIÈGES À ÉVITER

 

1. Voyez large : ne pas sous-estimez pas le temps de préparation.
2. Déléguez dès que possible : pour la conception de votre stand, vous ne pourrez ni tout gérer vous-même, ni tout confier au prestataire. À partir d’une certaine taille, il est préférable de charger un décorateur de la conception de votre stand. N'hésitez pas à contacter le Service Exposants VIPARIS pour être orienté vers un partenaire.
3. Prenez les devants : commander au dernier moment peut réserver de mauvaises surprises.
4. Peaufinez les détails : éclairage, signalétique, matériel informatique et connexions internet, mobilier, présentoirs, places de parking… Le Service Exposants VIPARIS est à vos côtés pour vous aider à penser à tout.
5. Soignez la personnalisation de votre stand équipé : n’hésitez pas à demander conseil au Service Exposants VIPARIS pour connaître les meilleurs moyens de concevoir un stand à l’image de votre entreprise.
6. Faites une opération repérage : en vous rendant sur les lieux avant le montage, vous pourrez identifier l’itinéraire, vérifier la porte d’accès, localiser votre hall - ou pavillon -, mais aussi vous familiariser avec votre stand et l’ensemble des services disponibles. Accéder au site de l’événement et à votre emplacement en amont : une démarche qui vous épargnera du stress le jour J. Si toutefois vous ne pouviez pas vous déplacer sur le site avant l’événement, n'hésitez pas à consulter ces informations sur https://www.viparis.com